Enterprise Content Management System (ECMS/OASIS)
Leistungsumfang

Adressverwaltung

Eingabe / Anzeigen / Bearbeiten von Adressen
Import von Adressen (universelles CSV-Format)
Umfangreiche Such-Funktionen
Dubletten-Suchlauf / Dubletten-Abgleich
Gruppenverwaltung (Codierung von Adressen mit jeweils Gruppe / Status / Zusatzinfo)
Benutzerrechte-Verwaltung
Formular-Generator: erzeugt Eingabeformulare für Ihre Website. Trägt sich ein Internet-User in ein solches Formular ein, wird die Adresse
- automatisch richtig codiert in Ihrer Datenbank gespeichert
- Sie erhalten eine Benachrichtigung per Email über die Eintragung
- der neue Interessent/Kunde erhält automatisch eine Email mit seinen Zugangsdaten zu seinem Datensatz
Wenn Communication-Center: Direkter Versand von Einzel-Emails oder Druck von Einzel-Briefen (aus Archiv)

Communication-Center

Versand von personalisierten Rund-Emails (z.B. Newslettern)
Ausdruck von personalisierten Rund-Briefen (z.B. Werbe-Mailings)
Speicher für beliebig viele Email-Vorlagen
Speicher für beliebig viele Brief-Vorlagen (PDF) incl. Bildverwaltung (z.B. für Firmenlogos)
Freie Definition von Anrede-Makros (Herr, Frau, Firma usw.)
Archiv von bereits versandten Brief-Mailings in PDF-Form
Adressenselektion über Filter (Land, Sprache, Gruppe, Status, Zusatzinformationen)
Selektionsfilter können gespeichert und wieder aufgerufen werden
Nach Selektion Vorschau der Adressen mit Abwahlmöglichkeit von einzelnen Adressen
Versand von gespeicherten Einzel-Emails (wiederkehrende Geschäftsvorgänge) oder Druck von Briefen
Geburtstagsmodul: wenn gewünscht, automatischer Versand von einer Geburtstags-Email an Datensätze mit Geburtsdatum (Text für verschiedene Sprachen frei wählbar)
Export von Adressen (universelles CSV-Format)

Fakturierung

Such-Funktion (Rechnung / Gutschrift / Provision)
Erstellung von neuen Rechnungen / Gutschriften / Provisionen
Rechnungen werden im PDF-Format erstellt und gespeichert (keine Papierablage mehr nötig)
Wird eine Rechnung erstellt, kann optional automatisch eine Email an den Kunden versendet werden mit einem Link auf die PDF-Rechnung
Rechnungsformulare können textlich individuell angepasst und ein Firmenlogo eingebaut werden (Grundeinstellungen)
Rechnungsübersicht pro Kunde mit Status (offen, bezahlt, gemahnt, storniert) im jeweiligen Kunden-Datensatz
Gesamtübersicht aller Rechnungen nach Kategorien (alle, bezahlt, offen, gemahnt, storniert)
Artikelverwaltung mit Prozess-Zuordnung (z.B. wenn eine Rechnung mit diesem Artikel bezahlt wird, dann sende automatisch Email-Vorlage XXX. Beispiel: Bestätigung, dass Zahlung eingegangen ist und der Versand jetzt erfolgt).
Jedem Artikel kann eine individuelle MwSt.-Gruppe zugeordnet werden
Zahlungsarten: Rechnung, Lastschrift (Kreditkarte auf Anfrage)
Automatische Erstellung von DTAUS-Dateien für den LSV-Einzug (Format für Deutschland, Ã–sterreich, Schweiz, Frankreich vorhanden - andere Länder als Auftragsarbeit)
Automatische Rechnungsläufe (z.B. 1 x täglich - eingebuchte Positionen werden von dem ECMS automatisch in Rechnungen umgewandelt)
Währungsrechner (Umrechnung von Kursen), der täglich aktualisiert wird
Wahl einer Zweitwährung auf Rechnungen (z.B. bei einer Lieferung in die USA wird der Euro-Rechnungsbetrag auch zusätzlich in Dollar umgerechnet - mit dem aktuellen Tageskurs). Alternativ kann auch nur die Zusatzwährung für ein Land ausgedruckt werden (z.B. Rechnung für die USA nur in Dollar).
Zuordnung einer Provisionsstruktur pro Artikel (wenn Modul Provisions-Abrechnung vorhanden)

Debitoren-Buchhaltung

3-stufiges Mahnsystem
Freie Textwahl für Mahnbriefe und -Emails
Freie Eingabe des Mahnrhythmus
Automatischer Mahnungslauf (das ECMS erstellt automatisch gemäß dem Mahnrhyhtmus die entsprechenden Mahnungen)
Alle Mahnungen können mit dem Druckbefehl in der Reihenfolge der Erstellung gedruckt werden
Wenn eine Mahnung erstellt wird, kann optional automatisch eine Email an den Kunden versendet werden mit einem Link auf die PDF-Mahnung

Provisions-Abrechnung

Erstellung beliebig vieler Provisionsregeln - die beliebig miteinander kombiniert werden können
Personen-Regeln: Eine Person erhält Provision von einem Artikel (z.B. Schriftsteller von einem Buch)
Gebiets-Regel: Eine Person erhält Provision von einem Gebiet (z.B. Gebietsleiter)
Reseller-Regel: Eine Person erhält Provisionen auf die Umsätze der von ihr vermittelten Kunden
Superseller-Regel: Eine Person erhält Provisionen auf die Umsätze der Kunden des von ihr vermittelten Resellers
Wird eine Rechnung als bezahlt verbucht und ist ein provisionsberechtigter Artikel darunter, wird die Provision vorgebucht und in eine Zwischenablage gestellt. Diese Buchungen können von dem Provisions-Empfänger in seinem eigenen ECMS-Account (myAdmin-Account) eingesehen werden = Provisionsvorschau!
Automatischer Provisionslauf (ECMS generiert automatisch die Provisonsabrechnungen mit allen Positionen zu jedem beliebigen Zeitpunkt)
Wenn eine Provisionsabrechnung erstellt wird, kann optional automatisch eine Email an den Kunden versendet werden mit einem Link auf die PDF-Provisionsabrechnung

Kunden-Umfragen

Erstellung von beliebig vielen Umfragen
Erstellung von beliebig vielen Einzelfragen pro Umfrage mit jeweils beliebig vielen Antwortmöglichkeiten
Automatische Bereitstellung eines Internet-Links, unter welchem Personen an der Umfrage teilnehmen können
Umfrage kann vorab getestet werden
Auswertung der Umfragen in Zahlen und grafischer Form (Linien- oder Kuchen-Diagramm)
Anzeige der Gesamtanzahl der Umfrage-Teilnehmer

Umsatz-/Verkaufsstatistiken

Alle Daten sind gespeichert und werden jeweils aktuell neu berechnet - Sie können jederzeit auch ältere Monate oder Jahre aufrufen
Monatsumsätze in Tagen
Jahresumsätze nach Monaten
Jahresumsätze aufgelaufen
Umsätze nach Ländern
Artikel-Statistik (freier Abfrage-Zeitraum wählbar)
Rechnungsstatus (offen, bezahlt, gemahnt, storniert)
Offene Rechnungen nach Ländern
Mahnungsstufe 1 nach Ländern
Mahnungsstufe 2 nach Ländern
LSV-Statistik
- freier Abfrage-Zeitraum
- Status (offen, bezahlt, gemahnt, storniert)

Allgemeine Informationen über die Worldsoft ECMS-Module

Moderne objektorientierte Programmierung mit relationaler Datenbank
Durchgängig einheitliche Bedieneroberfläche und ausführliche themenbezogene Online-Hilfe ermöglichen schon nach kurzer Einarbeitungszeit einen sicheren, intuitiven und effektiven Umgang mit dem Worldsoft ECMS.
Mehrsprachigkeit Â– auch Mitarbeiter in anderen Ländern und/oder mit anderen Sprachen können mit dem ECMS arbeiten (derzeit fertige Sprachen: Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch).
Eine Sicherung der Daten kann beliebig oft erstellt und online heruntergeladen werden (alle Sicherungen werden im Microsoft-Exel-Format erstellt).
Die gesamte Optik des ECMS (Oberflächen, Farben usw.) ist über CSS auf Ihre Firma anpassbar Â– dadurch wirkt das ECMS wie Ihre eigene Software-Lösung. Sie können auch ein eigenes Firmenlogo für die Benutzeroberfläche hochladen.
Die Text-Inhalte der PDF-Dateien (Rechnungen, Mahnungen usw.) können über Eingabefelder selbst verändert werden. Für diese Briefvordrucke kann auch ein Firmenlogo hochgeladen werden.
Die Vorlagen (Templates) der PDF-Dateien können von Ihren Programmierern ebenfalls selbst angepasst werden (xml/xslt Extensible Stylesheet Language Transformation). Dies ist aber nur nötig, wenn Sie die Formulare komplett umarbeiten möchten.
Unter dem Button "Meine Rechnungen" finden Sie alle Rechnungen, die Sie von Worldsoft erhalten haben (mit Zahlungsstatus).
Unter dem Button "Meine Domains" finden Sie alle Domains, die Sie bei Worldsoft gehostet haben, und können POP-Accounts, Email-Weiterleitungen usw. einrichten.
Individuelle Auftragsarbeiten für firmenspezifische Software-Erweiterungen sind möglich. Im Rahmen unserer Philosophie "gute Qualität zum vernünftigen Preis" berechnen wir für unsere qualifizierten Programmierer nur 78 Euro die Stunde.
Ständige Weiterentwicklung des ECMS mit weiteren Modulen, z.B. Kreditorenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Lagerhaltung uvam, die Sie jeweils zu den gewohnt günstigen Preisen online freischalten können.

Grundeinstellungen der Worldsoft ECMS-Module

Zugangscode jederzeit änderbar (Benutzername + Passwort)
Freie Wahl der gewünschten Startseite bei Programmstart sowie der Buttons, die bereits geöffnet sein sollen
Bildschirmsprache (Anzeigesprache) änderbar
Benutzerrechte für Sub-User (z.B. Mitarbeiter) jederzeit änderbar - freie Rechtevergabe für die einzelnen Bereiche
Direkt-Hilfemenü ein- oder ausschaltbar sowie Demo-Filme
Firmendaten: Eingaben der Daten, die auf Rechnungen, Briefen usw. erscheinen sollen (Adresse, MwSt-Nr., Steuer-Nr., Bankkonten usw.)
Festlegung einer Haupt- und optional einer Zweitwährung
Erstellung von Mehrwertsteuer-Gruppen
Festlegung der Zahlungsarten
Festlegung der Mahnungsintervalle
Festlegung der Start-Nummern für Kunden-Nummern / Rechnungen / Gutschriften / Provisionen
Auswahl oder Eingabe von Texten für die Geburtstagsemails (in verschiedenen Sprachen möglich)
Ã„nderung der Textinhalte der Auto-Emails möglich (Emails, die vom System automatisch versandt werden - z.B. bei Erstellung einer Rechnung)
Textinhalte von PDF-Vorlagen änderbar (Rechnungen, Mahnungen, Lastschriftstorno - auch Firmenlogo)
Auswahl der farblichen Oberfläche des ECMS bzw. freie Ã„nderungen über CSS möglich - auch eigenes Firmenlogo

Hard- und Software-Mindestanforderungen: Wir sind stets bemüht unsere CMS für möglichst viele Internet-Browser zu optimieren, bitten aber um Verständnis, dass wir die CMS für den mit Abstand größter User-Anteil entwickelt haben. Insofern können wir für andere Browser als Microsoft Internet Explorer leider keine Garantie geben, dass alle Funktionen zu 100 % angezeigt werden. Als Hardware empfehlen wir ebenfalls ein Microsoft Betriebssystem wie beispielsweise XP. User mit Apple können unter Umständen nicht alle Funktionen ordnungsgemäß angezeigt bekommen.

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